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| ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS |
Avalonps.com tiene una amplia experiencia en
la organización de todo tipo de reuniones. Nuestro principal objetivo
es actúa como consultor externo, trabajando en estrecha
colaboración con el comité organizador y
las agencias de viajes, ayudándoles a tomar decisiones
operativas sobre el evento, y posteriormente ejecutándolas con eficacia.
De esa forma, el comité organizador puede
concentrarse en los contenidos técnicos y científicos del evento. |
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| SERVICIOS ANTERIORES AL CONGRESO |
- Apoyo al comité organizador, agencias de viajes,
participantes, patrocinadores, expositores.
- Creación de programas preliminares.
- Fijación de presupuestos.
- Realización de documentación, cartelería y señalización.
- Promoción del congreso a través de los distintos medios.
- Contacto con los patrocinadores.
- Computación para manejo de secretaría técnica.
Creación de herramientas informáticas para la gestión integál
del Congreso:
- Información de plazos y requisitos a través de la web. Envio
de correos electrónicos personalizados enviados a los posibles participantes.
- Organización de sesiones: lugar, fecha y presidentes de mesa.
- Programa de sesiones automático tomado directamente de la base de
datos.
- Programas para acompañantes.
- Formularios de envío de trabajos asignándolos a las distintas áreas
del congreso.
- Organización de evaluadores y directores de áreas:
- Gestión integral del proceso de evaluación, aviso a
los participantes aceptados y rechazados.
- Formularios de inscripción
y pago online del Congreso.
- Reserva de hoteles con contadores de habitaciones disponibles e información
de precios. Pago online de la habitación.
- Estadísticas de participantes, procedencia, áreas de
conocimiento.
- Búsqueda
de azafatas, personal de vigilancia.
- Búsqueda de sistema de proyección y recepción de diapositivas,
sonido, audio, video.
| SERVICIOS DURANTE EL CONGRESO |
- Distribución de credenciales,
portafolios, carpetas, libro de sesiones y CDs entre los participantes.
- Regalos y accesorios en general para el evento.
- Gestión de Inscripciones y generación de listados.
- Decoración y montaje de stands.
- Entrega de Diplomas, Certificados, Constancias que indique el Comité Organizador.
- Equipos audiovisuates, traducción simultanea, Proyección, acondicionamiento de los
Salones, etc.
| SERVICIOS POSTERIORES AL CONGRESO |
- Entrega de materiales sobrantes del Congreso.
- Distribución de certificaciones no retiradas.
- Notas de agradecimiento.
- Publicación de las imágenes de Congreso.
- Difusión de Estadísticas de participación al Congreso.
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